Mettre en place et organiser votre dossier personnel¶

Niveau : Débutant

Trois habitudes suffisent pour retrouver n'importe quelle conversation. Ce conseil explique comment les mettre en place durablement, avec des exemples de nommage, une structure de dossiers de départ et des conseils pour que votre organisation reste utile dans le temps.

Pourquoi organiser dès le début¶

Au début, quelques conversations sont faciles à retrouver. Après un mois d'utilisation régulière, il y en a des dizaines, et chercher « le prompt qui avait fonctionné » devient une perte de temps réelle. Organiser dès le départ prend cinq minutes ; mettre de l'ordre dans un désordre prend beaucoup plus de temps.

Une conversation bien classée présente un second avantage : vous pouvez la rouvrir et la poursuivre avec tout son contexte, au lieu de repartir de zéro.

Classer vos conversations¶

Selon l'outil, un dossier peut s'appeler « collection » ou « projet ». Le principe reste le même : regrouper par thème.

Une structure de départ¶

Ne cherchez pas l'organisation parfaite. Commencez par trois dossiers et n'en ajoutez d'autres que lorsqu'un thème revient régulièrement :

• Travail : vos tâches courantes (rédaction, analyses, préparation de réunions).
• Apprentissage : ce que vous apprenez, vos essais, vos exercices de L'AI Gazette.
• Personnel : tout ce qui n'a aucun lien avec l'entreprise.

Limitez-vous à deux niveaux. Au-delà, vous ne savez plus où ranger les éléments, et vous ne parvenez plus à les retrouver.

Nommer pour retrouver¶

Un titre automatique comme « Aide pour un e-mail » est inutile trois semaines plus tard. Adoptez un modèle fixe : thème – sujet – date.

Écrire la date sous la forme année puis mois permet de trier correctement la liste par ordre alphabétique.

Garder, archiver, supprimer¶

Toutes les conversations n'ont pas la même valeur. Une fois par mois, consacrez deux minutes à faire le tri :

• Conservez celles que vous pourriez rouvrir : un modèle d'e-mail, une méthode qui a fonctionné.
• Archivez ou renommez celles qui sont utiles mais rarement consultées.
• Supprimez les essais sans suite et, surtout, les échanges contenant des informations dont vous n'avez plus besoin.

Supprimer est aussi un réflexe de sécurité : moins il reste de contenu, moins il y a de données à protéger.

Tenir un carnet de prompts¶

Une instruction qui a bien fonctionné mérite d'être conservée. Dans un document simple, notez pour chacune :

1. l'instruction telle que vous l'avez envoyée ;
2. la situation dans laquelle vous l'avez utilisée ;
3. le modèle utilisé et la qualité du résultat ;
4. un point à améliorer, le cas échéant.

Ce carnet est le point de départ de la bibliothèque de prompts par rôle.

Erreurs courantes¶

• Créer trop de dossiers dès le départ, puis ne plus savoir lesquels utiliser.
• Garder les titres automatiques et ne plus rien retrouver.
• Tout conserver : un historique encombré ralentit les recherches.
• Copier dans votre carnet des prompts contenant des données sensibles.

Exercice pratique (5 minutes)¶

1. Ouvrez votre liste de conversations.
2. Créez deux dossiers : un pour le travail et un pour le personnel.
3. Déplacez-y trois conversations et renommez-les selon le modèle ci-dessus.
4. Notez le temps qu'il vous faut pour en retrouver une la prochaine fois que vous effectuerez une recherche.